كيفية اضافة الرد التلقائي في Gmail؟

يكون الرد التلقائي في Gmail أمرًا مفيدًا لك كثيرًا عندما تكون في عطلةٍ أو مشغولًا بالسفر أو لا تستطيع الوصول بانتظامٍ إلى البريد الإلكتروني، أو حتى لا يتوفّر لديك الوقت للردّ دائمًا على رسائل البريد الإلكترونيّ خاصّةً إن كنت من أصحاب الأعمال، أداة الرد التلقائي في Gmail ستعدّ لك الرسائل التلقائية للرد على العملاء، وسندرج في هذا المقال كيفية اضافة الرد التلقائي في Gmail.

لمعرفة كيف يمكن ازالة حساب من متصفح جوجل كروم يمكنكِ الضغط هنا.

خطوات إضافة الرد التلقائي في Gmail

تعمل ميزة الرد التلقائي في Gmail عن طريق تشغيل عامل التصفية مع استيفاء الشروط التي يضعها جوجل لك أثناء إعدادها، حيث تُصبح جاهزةً في جوجل وتُرسَل تلقائيًا إلى أي بريد إلكتروني واردٍ لك، وسندرج خطوات إضافة الرد التلقائي في Gmail من خلال تفعيل قالب الرد التلقائي في Gmail للبدء بوضع الرسائل وهي كما يأتي:¹https://www.lifewire.com/how-to-send-canned-replies-automatically-in-gmail-1172080

1. انقر على علامة الترس في الزاوية العلوية اليمنى من شاشة Gmail لفتح قائمة الإعدادات.
2. انقر على “عرض جميع الإعدادات” الموجودة قريبًا من أعلى القائمة المنسدلة.
3. اختر علامة التبويب “خيارات متقدمة”.
4. انقر على خيار “تمكين” في قسم القوالب، ثم قم بالتمرير إلى أسفل الشاشة واختر “حفظ التغييرات”.
5. قُم بإعداد نموذج لردود البريد الإلكتروني التلقائية في Gmail من خلال النقر على “إنشاء” في Gmail، ثم ضع النموذج الذي تريد استخدامه للردود التلقائية؛ ويجدر الذكر أنّه يمكنك وضع توقيع، لكن ليس من الضروريّ الكتابة في الحقلين “الموضوع” أو “إلى”.
6. انقر على أيقونة “المزيد من الخيارات” أو (النقاط الثلاث) في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني.
7. اختر القوالب من قائمة الخيارات.
8. انقر على “حفظ المسودة” كنموذج، ثم قُم بحفظها كقالب جديد في القائمتين المنبثقتين التاليتين.
9. قُم بإدخال اسمٍ للقالب واختر “حفظ”.
10. أنشئ عامل تصفية الرد التلقائي في Gmail لتطبيق النموذج الذي أنشأته للتو من خلال النقر على سهم خيارات البحث في مربع البحث أعلى شاشة Gmail.
11. انقر على معايير عامل تصفية الرد التلقائي، ومن الممكن أن يكون اسمًا أو موضوعًا أو أيًا من الحقول الأخرى في النموذج، ثم اختر إنشاء عامل تصفية.
12. ضع أمام نموذج الإرسال علامة صح.
13. اختر القائمة المنسدلة بجوار إرسال النموذج، ثم حدد الاسم الذي وضعته للقالب الخاص بك للردود التلقائية، إذا أعددت نموذجًا واحدًا فقط، ستجد خيارًا واحدًا فقط.

لمعرفة خطوات حفظ الصور من جيميل لصور جوجل يمكنكِ الضغط هنا. 

كيفية إضافة الرد التلقائي عبر تطبيق Gmail

ندرج كيفية إضافة الرد التلقائي عبر تطبيق Gmail من الجهاز المحمول في الخطوات الآتية:²https://www.businessinsider.com/gmail-out-of-office

1. افتح تطبيق Gmail على جهازك.
2. افتح أيقونة الثلاثة خطوط الأفقية في أعلى يسار الشاشة، ثم مرّر إلى الأسفل واضغط على الإعدادات.
3. مرّر الشاشة حتى تصل إلى مجلدات Gmail الخاصّة بك للعثور على رمز الإعدادات.
4. اضغط فوق عنوان بريدك الإلكتروني، ثم اضغط فوق الرد التلقائي على الشاشة التالية.
5. اضغط فوق شريط التمرير لتشغيل الرد التلقائي.
6. قُم بتعيين تاريخ البدء والانتهاء، ثم حرّر سطر الموضوع والرسالة كما تشاء، أمّا إذا كنت ترغب فقط أن تتلقى جهات الاتصال الخاصة بك الرد التلقائي، فاضغط على شريط التمرير الموجود بجانب خيار إرسال فقط إلى جهات الاتصال الخاصة بي.
7. اضغط فوق حفظ عند الانتهاء.

لمعرفة كل المعلومات عن جوجل فويس يمكنكِ الضغط هنا.

نصائح عند استخدام الرد التلقائي في Gmail

ستحقّق أقصى استفادةٍ من خاصية الرد التلقائي في Gmail من خلال اتباع النصائح التالية:³https://nira.com/gmail-auto-reply/

1. استخدم الرد التلقائي في Gmail طوال الوقت

لست مضطرًا أن تكون في عطلةٍ أو مشغولًا بالسفر، أو لا تستطيع الوصول بانتظامٍ إلى البريد الإلكتروني، أو حتى لا يتوفّر لديك الوقت للردّ دائمًا على رسائل البريد الإلكترونيّ خاصةً، لاستخدام ميزة الرد التلقائي في Gmail، فإذا كنت تكره الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، من الممكن أن تختار إلقاء نظرة عليها بضع مرات في الأسبوع فقط، ثم يُمكنك أن تخبر من يرسلون لك رسائل أنك ستجيبهم في أيام معينة حسب أوقاتك.

2- أخبر الناس بموعد عودتك في الرد التلقائي في Gmail

يحتاج البعض في رسائل الرد التلقائي في Gmail تحديد ​​الوقت والتاريخ الذي سيكونون متفرغين للرد فيه، فإذا كنت غير متاحٍ للرد لأي ظروفٍ حتى الساعة الثانية ظهرًا مثلًا، قُم بذكر ذلك في رسالة الرد التلقائي الخاصة بك، إذّ إنّ تحديد الموعد الذي ستكون موجودًا فيه للرد يُعدّ مُفيدًا ومن مظاهر الاحترام للأشخاص الذين ينتظرون ردك على البريد الإلكترونيّ.

3- أضف جهة اتصال في حالات الطوارئ إلى رسائل الرد التلقائي في Gmail

تذكّر أنّه من المهم إضافة عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف في رسائل الرد التلقائي في Gmail، حيث يمكن للشخص الذي يرسل لك البريد الإلكتروني استعماله إذا كان بحاجة إلى رد في أسرع وقت أو لموضوع مهم، أما إذا كنت في عطلة، فيُمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بزميل لك في العمل أو مدير أعمالك أو سكرتيرك.

4- افهم متى قد لا ينبغي إرسال رسائل الرد التلقائي في Gmail

سيتلقّي أي شخصٍ يرسل لك رسائل بريد إلكتروني رسالة الرد التلقائي الخاصة بك أثناء تشغيلها في Gmail، ولكن، إذا أرسل هذا الشخص نفسه رسالة أخرى خلال 4 أيام، فلن يتلقّى رسالة الرد التلقائي مُجدّدًا، حيث يتم إرسال رسائل الرد التلقائي إلى نفس الشخص مرّة واحدة فقط كل أربعة أيام، وهذا إذا ظل الرد التلقائي قيد التشغيل وظل بدون تعديل خلال فترة الأربعة أيام بأكملها.

5- حرّر رسائل الرد التلقائي في Gmail

ستتم إعادة تعيين رسائل الرد التلقائي في Gmail خلال فترة الأيام الأربعة إذا اخترت تعديل رسالة أو موضوع الرد التلقائي أثناء استمرار تشغيل ميزة “الرد التلقائي”، وهذا يعني أن الشخص الذي يُرسل لك رسالة كل يوم سيرى الرد الجديد دون الحاجة إلى الانتظار أربعة أيام لتلقي رد تلقائي مجددًا.

6- لا تتلقى رسائل البريد العشوائي ردًا تلقائيًا في Gmail

إذا كانت الفلاتر التي تستخدمها في تطبيق Gmail تقوم بفرز رسائل معينة في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، فلن تتلقى هذه الرسائل ردًا تلقائيًا عندما يكون الرد التلقائي قيد التشغيل في Gmail. كما أن الرسائل التي تنشأ من عنوان قائمة بريدية لن تتلقّى أيضًا ردًا تلقائيًا.

7- إعداد الرد التلقائي في تطبيق Gmail

تتشابه خطوات تنشيط الرد التلقائي من تطبيق Gmail مع خطوات تنشيطه أيضًا عند استخدام Gmail في المتصفح أو على جهاز الكمبيوتر، حيث أنّك ستجد أيقونة تفعيل ميزة الرد التلقائي على شاشة الإعدادات في التطبيق، ولكن لفتح الإعدادات من التطبيق، يجب عليك الضغط على الخطوط العمودية الثلاثة في الزاوية اليسرى العليا من شاشة تطبيق Gmail.

8- قُم بتنسيق النص في رسالة الرد التلقائي في Gmail

يُمكنك تنسيق النص في مربع نص الرسالة في ميزة “الرد التلقائي” تمامًا كما تفعل مع أي رسالة بريد إلكتروني عادية؛ حيث أنّه من الممكن اختيار نوع معين من الخطوط أو إعداد قوائم ذات تعداد نقطي أو إضافة صورة أو إضافة ألوان أو إضافة مرفقات أو إضافة روابط.

9- احفظ رسائل الرد التلقائي في Gmail

سيتم إدخال النص الذي أدخلته في مربعيّ الموضوع والرسالة مُسبقًا في المرة التالية التي تستخدم فيها هذه الميزة بعد إعداد رسالة الرد التلقائي في المرة الأولى، حتى لو كانت بعد عدة أسابيع، وهذا يعني أنه من الممكن الاحتفاظ بنفس الرسالة التي تلقيتها في المرة الأخيرة التي استخدمت فيها “الرد التلقائي”، أو يُمكنك أن تحرّر النص وتنشئ رسالة جديدة.

لمعرفة طريقة تغيير  الاسم والصورة في Gmail في الموبايل والكمبيوتر بسهولة يمكنك الضغط هنا.

أمثلة على رسائل الرد التلقائي

ستجعل رسائل الرد التلقائي المنسقة جيدًا علاقتك مع من يرسلون لك رسائل بريد إلكتروني في Gmail جيدة، وستقويّ علاقتك بالعملاء إن كنت من أصحاب الأعمال، لذلك ندرج أمثلةً على رسائل الرد التلقائي المثالية:⁴ https://www.groovehq.com/support/auto-reply-email

مثال لرسائل الرد التلقائي

مرحبًا (اسم مستقبل الرد)

نشكرك جزيل الشكر على التواصل معنا، هذا الرد التلقائي سيصلك فقط لإعلامك أنّ…

لقد تلقينا بريدك الإلكتروني وسنرد عليك برد (بشري) في أقرب وقت ممكن خلال (ساعات العمل)، وسيكون ذلك عادة في غضون ساعتين. ولكن، قد تستغرقنا الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع وقتًا أطول قليلاً.

إذا كانت لديك أسئلة عامة حول (موضوع رسالته)، فنرجو منك الإطلاع على (……..) للحصول على إرشادات وإجابات للأسئلة الشائعة.

إذا كانت لديك أي معلومات إضافية تعتقد أنها ستساعدنا على مساعدتك، فلا تتردد في الرد على هذا البريد الإلكتروني.

نحن نتطلع إلى الدردشة معك خلال أقرب فرصة!

[اسم مرسل الرد التلقائي]

يجدر الذكر أنّه بالنسبة للشركات الصغيرة التي يحتاج عملاؤها غالبًا إلى مساعدة فورية، ينبغي إضافة رقم هاتف خدماتك إلى الرد التلقائي أيضًا، ولكن تأكد من وضع ساعات واضحة حول توقيت الرد على رقم الهاتف وكيفية متابعتك إذا تركوا بريدًا صوتيًا لك، كما يمكنك أيضًا إضافة روابط حساباتك الأخرى على مواقع التواصل الاجتماعي للرد التلقائي، ولكن فقط إذا كنت مُستعدًا للتعامل مع طلبات الخدمة على هذه الحسابات.

لمعرفة طريقة استرجاع ايميل Gmail من الشركة يمكنكِ الضغط هنا.

وهكذا نكون قد أدرجنا كيفية اضافة الرد التلقائي في Gmail

المراجع

[1] “Need to Send Replies Automatically in Gmail?” Lifewire, 10 May 2021, www.lifewire.com/how-to-send-canned-replies-automatically-in-gmail-1172080.

[2] “How to Set up a Gmail Out-of-Office Message on a Computer or Mobile Device.” Business Insider, 6 Oct. 2021, www.businessinsider.com/gmail-out-of-office?international=true&r=US&IR=T.

[3] Prokopets, Marie. “How to Auto Reply in Gmail (+ 10 Tricks).” Nira, 1 Dec. 2020, nira.com/gmail-auto-reply.

[4] Carnegie, Dale. “Auto-Reply Email Sample for Customer Service: A Personalized Template.” Groove Blog, 20 June 2022, www.groovehq.com/support/auto-reply-email.

[5] الصورة <a href=’https://www.freepik.com/photos/business-communication’>Business communication photo created by rawpixel.com – www.freepik.com</a>