الميزات الجديدة في جوجل درايف لتسهيل تنظيم الملفات

يُقدّم جوجل درايف العديد من الميزات الجديدة لتسهيل تنظيم الملفّات بشكل فعّال، تَشمل هذه الميزات واجهة مستخدم سهلة الاستخدام لنقل الملفات إلى مجلّدات محدّدة، بالإضافة إلى إدارة أفضل للملفّات المشتركة والتّعاون مع الآخرين بكل سهولة، وسندرج في هذا المقال الميزات الجديدة في جوجل درايف لتسهيل تنظيم الملفات وهي:¹https://siliconangle.com/2016/01/15/google-drives-new-features-makes-it-easier-to-be-organized/  ²https://alicekeeler.com/2023/02/08/21-features-of-google-drive/

1. تخزين الملفات ومزامنتها

يَبدو هذا الأمر واضحًا في Google Drive حيث أنّ القدرة على الاستغناء عن حاجة أجهزة تخزين USB ذات السّعة الصغيرة ذات أهميّة كبيرة، فيُمكنك الحفاظ على جميع ملفّاتك في مكان واحد بدلًا من أن تَكون مبعثرة عبر أجهزة متعدّدة، ممّا يُعزّز بشكل كبير من إنتاجيّتك ويَزيد من ثقتك في عدم فقدان أي ملف.

2. مشاركة والتعاون

تَتمحور أهمّ ميزات Google Drive حول القدرة على مشاركة الملفّات والعمل عليها بشكل تعاوني، تَستطيع المشاركة والتّعاون على ملفّات مع أصدقاء في الصّين، يَبدو وكأنّ العالم يَصغر عندما نستخدم Google Drive للعمل التّعاوني مع الآخرين.

3. تحرير المستندات في الوقت الحقيقي

يُوفّر جوجل درايف إمكانيّة تحرير المستندات بتوازن في الوقت الفعلي ممّا يُتيح لعدّة أشخاص التّعاون على نفس المستند في نفس الوقت. هذه ميزة قيّمة بالنّسبة للمعلّمين الّذين يَرغبون في التّعاون مع زملائهم في إعداد خطط الدّروس أو التّقييمات أو مواد الصّف، وذلك من خلال التّحرير في الوقت الحقيقي حيث يُمكنك مراقبة التّعديلات الّتي تَحدث على الفور، ممّا يُسهّل التّواصل والتّعاون الفعّال.

4. مستندات جوجل، جداول البيانات، العروض التقديمية، النماذج

يَدعم جوجل درايف مجموعة متنوّعة أوسع من أنواع الملفّات مقارنة بجوجل دوكس، ولكن السّؤال هو لماذا قد تَحتاج إلى ذلك؟ هناك بالفعل أسباب صحيحة لاستخدام أنواع ملفّات مختلفة من مستندات وجداول وعروض ونماذج فهي أدوات ممتازة، إذا استخدمت “docs.new” يمكنك إنشاء مستند جوجل جديد بسرعة وسيَتمّ حفظه تلقائيًّا على جوجل درايف.

5. توافق ملفات الأوفيس

يُعدّ التّوافق بين البرمجيّات المختلفة أمر مهم للغاية، حتّى إذا كُنت تَتعاون مع شخص يَعتمد على Microsoft Office يُمكنكما العمل بفعاليّة معًا، لديك القدرة على فتح وتعديل وحفظ ملفات Microsoft Word وExcel وPowerPoint مباشرة داخل Google Drive.

6. تاريخ إصدار الملفّات

يَتمّ من خلال النّقر مرّة واحدة فقط على ملف والضّغط على ‘i’ للحصول على المعلومات، سيَكشف هذا الإجراء اللّوحة النّشطة ممّا يُتيح لك رؤية تفاصيل متى تمّ تحرير الملف وبواسطة من.

7. الوصول من أي مكان بالاتصال بالإنترنت

يُعتبر الوصول إلى جوجل درايف على الكمبيوتر الأجنبي عمليّة سهلة عبر الاتصال بالإنترنت، باستثناء حقيقة أن لوحة المفاتيح البيروفيّة تقريبًا مطابقة للوحة المفاتيح الأمريكيّة، لكن هذه مسألة منفصلة. ففي العديد من المرّات تكون هناك حاجة لاستخدام كمبيوتر مختلف عن الكمبيوتر الخاص، وجوجل درايف دائمًا في الخدم فجميع الملفّات محفوظة وتحت التّصرّف.

8. تطبيقات الهواتف المحمولة لنظامي التّشغيل iOS وأندرويد

لا يُمكنني فقط الوصول إلى Google Drive من أي مكان باتصال بالإنترنت ولكن أيضًا على الهاتف الذّكي، بنظامي الآي أو إس أو الأندرويد. ما عليك سوى تثبيت تطبيق Google Drive للوصول بسهولة إلى نماذج Google الخاصّة بك وملفّات أخرى. ستَجد نفسك أحيانًا بحاجة إلى استخدام ملف عندما تكون بعيد عن جهاز الكمبيوتر، الحالات كثيرة جدًّا لدرجة أنّه لا يُمكن أن تُحصى فتطبيق Google Drive هو فعلًا منقذ.

9. الوصول بدون اتصال بالإنترنت

قد لا تَكون هناك دائمًا إمكانيّة الوصول إلى الإنترنت مثل وقت وجودك على متن الطائرة، ومع ذلك هذا لا يَمنع من إنشاء مستند Google جديد والبدء في العمل، يُمكنك تمكين الوصول بدون اتصال بالإنترنت عن طريق الانتقال إلى إعدادات Google Drive وإعادة ضبطها.

10. البحث عن مواقع Google

تُعامل مواقع جوجل Google على أنّها ملفّات Google Apps! يُمكنك زيارة موقع sites.google.com أو استخدام الأمر “site.new” لإنشاء موقع جديد. انتقل إلى Google Drive وستَجد مواقعك هناك تمامًا كما لو كانت مستندات Google، يُسهّل ذلك بشكل كبير عمليّة البحث عن موقعك.

يُمكنك أيضًا دعوة الطّلّاب لإنشاء مشاريع وملفّات تعريف شخصيّة في مواقع Google، وعندما يُشاركون الموقع معك يُمكنك العثور عليها في Drive، ممّا يُوفّر ميزة كبيرة مقارنة بأدوات إنشاء مواقع الويب الأخرى.

11. البحث عن الملفات وتنظيمها

يُعدّ جوجل درايف منتج من جوجل ممّا يَعني أنّه يَتميّز بإمكانيّات بحث ممتازة، فعند البحث في جوجل درايف يَتمّ فحص الملف بأكمله وليس فقط عنوان المستند، تلك الميزة تُساعد بشكل كبير في تسريع عمليّة العثور على الملفّات الخاصّة بك، انقر على أيقونة الفلتر الممثّلة بثلاثة خطوط مع علامات تعديل في شريط البحث في الأعلى، استفد من ميزات البحث المتقدّمة للعثور بدقّة على الملف الّذي تَحتاجه.

12. التكامل مع مساعد Google

يَتكامل جوجل درايف بسلاسة مع مساعد Google، ممّا يُتيح للمستخدمين استخدام أوامر الصّوت للوصول إلى ملفّاتهم في درايف والتّحكّم فيها، يُبسّط هذا التّكامل إدارة الملفات بشكل كبير للمعلّمين ممّا يَجعلها أسرع وأكثر كفاءة.

13. التكامل مع Google Classroom

يَتكامل جوجل درايف بسهولة مع Google Classroom، ممّا يُوفّر للمعلّمين طريقة ميسّرة وفعّالة لإدارة فصولهم الافتراضيّة، يَسمح هذا التّكامل للمعلّمين بالوصول إلى ملفّاتهم في درايف وتَنظيمها ومشاركتها مباشرة من Google Classroom، ممّا يُسهّل إدارة مواد الدّورة والتّواصل مع الطّلاب.

14. التكامل مع Google Meet

يُمكنك من خلال التّكامل مع Google Meet الوصول إلى ملفّات Google Drive الخاصّة بك بسهولة ومشاركتها أثناء جلسة Meet، ممّا يُتيح التّعاون في الوقت الحالي مع طلّابك.

تمّ دمج Google Jamboard بسلاسة مع Google Meet، حيث يُعتبر لوحة بيضاء رقميّة تُمكِّن من التّفاعل مع الطّلّاب في الوقت الحقيقي، يَتمّ حفظ ملف Jam تلقائيًّا في Google Drive للوصول المريح بعد جلسة Google Meet.

15. التّكامل مع Google Keep

يُمكنك بدء ملاحظة “keep.new” وتدوين أفكارك أو إضافة صورة إلى ملف Keep الخاص بك، استخدم قائمة الثّلاث نقاط المميّزة بالمزيد من الخيارات لـ “إرسال إلى Google Doc”، هذا يُمكّنك من توسيع ملاحظتك في Keep والعثور بسهولة على المعلومات في Google Drive.

16. Google Vault للاستجواب القانوني والاحتفاظ بالبيانات

تُعدّ Google Vault للاكتشاف الإلكتروني والاحتفاظ بالبيانات ميزة ضمن Google Drive، تُمكِّن المعلّمين من إدارة وحفظ وحماية بياناتهم بفعاليّة والامتثال للمتطلّبات القانونيّة والتّنظيميّة.

يَسمح Google Vault للمعلّمين بوضع سياسات احتفاظ بالبيانات محدّدين مدى الاحتفاظ ببعض الملفّات ومتّى يَتمّ حذفها تلقائيًّا، وهذا يَضمن أنّ المعلّمين يَحتفظون فقط بالبيانات الضّرورية، ويساعدهم الامتثال للّلوائح مثل اللّائحة العامّة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حقوق الأسرة والخصوصيّة التّعليمي (FERPA).

تُقدّم Google Vault إمكانيّات الاكتشاف الإلكتروني ممّا يُتيح للمعلّمين البحث في بياناتهم وتصديرها استجابة للطّلبات القانونيّة أو الإداريّة، هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص في حالة وجود دعاوى قانونيّة حيث يُمكن أن يَحتاج المعلّمون إلى تقديم البيانات كدليل.

تُوفّر Google Vault أيضًا ميزات أمان وخصوصيّة قويّة مثل التّشفير للبيانات في حالة الرّاحة وأثناء النّقل وذلك لحماية بيانات المعلّمين، فمن خلال Google Vault يُمكن للمعلّمين أن يَكونوا واثقين من أمان بياناتهم وقدرتهم على الامتثال لالتزاماتهم القانونيّة والتّنظيميّة.

17. التّكامل مع تقويم جوجل

ستَحصل من خلال حفظ ملفّاتك في جوجل درايف على إمكانيّة الوصول إليها من خلال منتجات أخرى مثل تقويم جوجل، يُمكنك بسهولة إرفاق الملفّات بأحداث تقويم جوجل، إذا قُمت بمشاركة حدث مع شخص آخر سيُساعدك التّقويم في ضبط إعدادات مشاركة الملف لأولئك الّذين يُشاركون في الاجتماع.

18. انتهاء صلاحيّة الرّابط

تَنتهي صلاحيّة الرّابط فقط لحسابات Google Workspace المدرسيّة والتّجاريّة (ليس لحسابات Gmail الشّخصية)، يُمكنك منح وصول محدّد إلى ملف جوجل درايف، عند مشاركة ملف في جوجل درايف حدّد “عارض” أو “معلق” أو “محرّر”، ويُمكن للحسابات المؤهّلة ضبط تاريخ انتهاء، وهذا يُتيح لك تحديد مدى الوقت الّذي سيَكون فيه أحدهم قادرًا على الوصول إلى المستند.

19. قيود نسخ الوثائق

انقر في مربّع الأذونات للمشاركة على عجلة الإعدادات، لمنع المشاهدين من إنشاء نسخة من المستند.

20. المشاركة في المحرّكات المشتركة للتّعاون مع الزّملاء

تُقدّم المحرّكات المشتركة ميزة كبيرة حيث يُمكن لجميع أعضاء المجموعة الوصول إلى نفس الملفّات والعمل عليها معًا في الوقت الحقيقي، يُتيح هذا للمعلّمين التّعاون مع الآخرين في المشاريع وخطط الدّروس ومواد الصّفوف الأخرى، كما يُتيح للطلّاب العمل معًا في مشاريع جماعيّة.

تَستطيع القيام عند العمل في العديد من المواقع المدرسيّة بإعداد بعض الجداول الزّمنيّة أو تدوين محاضرات الاجتماعات الّتي يُمكن أن تَحتاج المدرسة إلى الوصول إليها في حال قرّرت نقل موقع العمل، من خلال إنشاء الملفّات في المحرّك المشترك بدلًا من المحرّك الشّخصي، بحيث تُصبح هذه الملفّات ملكيّة المؤسسة بدلًا من أن تَكون ملكيّة شخصيّة، وهذا يَضمن انتقالًا سلسًا إذا قام شخص آخر بتولّي نفس الموقع في المستقبل.

21. Google Takeout لنسخ احتياطي لجوجل درايف

يُعدّ جوجل تيكوت ميزة في جوجل درايف تَمنح المعلّمين القدرة على صنع نسخ احتياطيّة لبياناتهم وتنزيلها إلى جهاز الكمبيوتر الشّخصي، من خلال جوجل تيكوت يُمكن للمعلّمين تصدير بيانات جوجل درايف الخاصّة بهم بما في ذلك الملفّات والصّور والمحتوى الآخر، وحفظها على جهاز الكمبيوتر المحلّي أو جهاز تخزين خارجي.

تُوفّر جوجل تيكوت أيضًا للمعلّمين مرونة في اختيار البيانات الّتي يَرغبون في تصديرها وتنزيلها، واختيار الصّيغة الّتي ستَتم تصدير البيانات بها، وبهذا يُمكن للمعلّمين تخصيص نسخ الاحتياطي لتناسب احتياجاتهم الخاصّة والوصول بسهولة إلى بياناتهم في المستقبل.

كيف يتم تنظيم الملفات في جوجل درايف؟

يُمكنك تنظيم ملفّاتك في جوجل درايف بإنشاء مجلّدات، لجعل الملفّات أسهل في العثور عليها ومشاركتها مع الآخرين. 

وإذا كُنت تَرغب في نقل ملفّاتك إلى مجلّدات محدّدة، فيُمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام النّقل اليدوي التّالي:³https://support.google.com/drive/answer/2375091?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop

•  قُم بزيارة موقع جوجل درايف drive.google.com على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
•  انقر بزر الماوس الأيمن على الملف الّذي تريد نقله.
•  اختر “نقل إلى”.
•  حدّد المجلد الّذي تَرغب في نقل الملف، إليه أو قُم بإنشاء مجلد جديد.
•  انقر فوق زر “نقل” لإتمام العمليّة.

ما هي  فوائد جوجل درايف؟

يُقدّم جوجل درايف العديد من المزايا الرّائعة الّتي تَجعل استخدامه أمرًا سهلاً وجذّابًا، وفيما يلي بعض أهم تلك المزايا:⁴https://www.goskills.com/Office-Productivity/Resources/Google-Drive-features-review

1. واجهة سهلة الاستخدام.
2. متوافق مع برنامج مايكروسوفت Microsoft Office.
3. يُوفّر Google Drive خاصيّة مهمّة تَتمثّل في إنشاء روابط مخصّصة للملفّات.
4. تخزين ملفّات الوسائط المتعدّدة: بإمكان Google Drive تخزين الصّور وملفّات الفيديو والعروض التّقديميّة وملفّات PDF والكثير من الملفّات الأخرى.
5. التّشفير بواسطة SSL.
6. تُمنح مستخدمي Google Drive فرصة الوصول إلى مجموعة واسعة من التّطبيقات والقوالب المجّانيّة.
7. من خلال Google Drive، يَتسنّى للمستخدمين الوصول إلى ملفّاتهم المخزّنة من أي مكان في العالم.

لماذا جوجل درايف هو الخيار الأفضل؟

قام جوجل درايف بثورة في طريقة تخزين الملفّات والوصول إليها، وأَصبح موردًا مفيدًا للغاية للأشخاص الّذين يُريدون الحفظ والوصول إلى ملفّاتهم بسهولة. يُعتبر تخزين الملفّات في السّحابة من خلال جوجل درايف من الخيارات الأفضل للأشخاص الّذين يَحتاجون إلى الوصول إلى ملفّاتهم من أي جهاز متّصل بالإنترنت وفي أي مكان في العالم، كما أنّها مثاليّة للأشخاص الّذين يُسافرون كثيرًا ويَعملون في عدّة أماكن مختلفة.⁵https://www.getapp.com/collaboration-software/a/google-drive/reviews/

ما هي أهم ميزة في جوجل درايف ؟

يُتيح جوجل درايف للمستخدمين ميزة المزامنة الّتي تُسهّل عليهم مزامنة الملفّات من جهاز الحاسوب المكتبي أو الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذّكي أو الحاسوب اللّوحي. ويَأتي هذا الأمر مع عدم الحاجة للانشغال بنقل الملفّات يدويًّا إذ يَتمّ مزامنة جميع البيانات تلقائيًّا مع تخزين السّحابة، بإمكانك المزامنة لصورك وفيديوهاتك ومستنداتك وغيرها من الملفّات بسهولة مع جوجل درايف.⁶https://talkbitz.com/google-drive-features/

وهكذا نكون قد أدرجنا لكم الميزات الجديدة في جوجل درايف لتسهيل تنظيم الملفات.

المراجع 

[1]Google Drive’s new features makes it easier to be organized. (2016, January 15). SiliconANGLE. https://siliconangle.com/2016/01/15/google-drives-new-features-makes-it-easier-to-be-organized/

[2]Keeler, A. (2023). 21 Features of Google Drive. Teacher Tech. https://alicekeeler.com/2023/02/08/21-features-of-google-drive/

[3]Organize your files in Google Drive – Computer – Google Drive Help. (n.d.). https://support.google.com/drive/answer/2375091?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop

[4]Ciccarelli, D. (2019, January 1). Google Drive Review: Everything You Need to Know. GoSkills.com. https://www.goskills.com/Office-Productivity/Resources/Google-Drive-features-review

[5]Google Drive Reviews – Pros & Cons, Ratings & more. (2021, September 16). GetApp. https://www.getapp.com/collaboration-software/a/google-drive/reviews/

[6]Wijayarathne, M. (2023, March 14). 8 Google Drive Features That Will Make Your Life Easier – TalkBitz. TalkBitz. https://talkbitz.com/google-drive-features/